Khảo sát áp dụng tiêu chuẩn CAD – tháng 9/2010

ĐÁNH GIÁ VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN VÀ QUẢN LÝ CAD

 Đinh Công Phúc, PMP[1]

Download file PDF: {filelink=3}

TÓM TẮT: bản vẽ đóng là sản phẩm quan trọng của quá trình thiết kế và trong cả vòng đời của công trình. Một hệ thống tiêu chuẩn và quản lý CAD là cần thiết đối với các đơn vị tham gia vào dự án. Thực tế hiện nay cho thấy phần lớn các tiêu chuẩn CAD đều không phát huy tác dụng. Bài báo này trình bày những nguyên nhân chính cản trở sự hình thành và phát triển của mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD. Các dẫn chứng được thu thập dựa trên khảo sát của các chuyên gia uy tín trên thế giới và khảo sát do tác giả tiến hành trong phạm vi Việt Nam và một số nước trên thế giới.    

TỪ KHÓA: tiêu chuẩn CAD, quản lý CAD

I. GIỚI THIỆU

Bản vẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thiết kế cũng như trong cả vòng đời của công trình. Sự phát triển của máy vi tính từ những năm 1960 đã giúp cho công việc quản lý bản vẽ được dễ dàng hơn so với bản vẽ tay. Ngay từ khi mới xuất hiện, bản vẽ sử dụng hỗ trợ của máy tính (CAD) đã mang lại cho người thiết kế những khả năng thuận lợi hơn hẳn so với bản vẽ tay như chỉnh sửa dễ dàng trong quá trình thiết kế, có thể in ở bất kỳ tỉ lệ nào và việc tái sử dụng bản vẽ trong nhóm thiết kế.

Sự phát triển của khoa học công nghệ nói chung và công nghệ thong tin nói riêng đã mang lại cho con người khả năng thiết kế công trình có quy mô lớn hơn. Do đó, hệ thống bản vẽ cũng trở lên phức tạp hơn. Michael et al (2004) tiến hành nghiên cứu các vấn đề liên quan đến khả năng trao đổi thông tin trong quá trình của thực hiện dự án trong lĩnh vực xây dựng tại Mỹ. Kết qủa nghiên cứu dựa trên khảo sát 107 cá nhân và 70 cơ quan tại Mỹ cho thấy hàng năm chi phí cho giải quyết các vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện dự án vào khoảng 15,8 tỉ USD trong đó chủ đầu tư chiếm 10,6 tỉ USD, đơn vị tư vấn chiếm 1,2 tỉ USD. Những người tham gia khảo sát đều khẳng định vai trò tích cực của công nghệ thông tin trong việc giảm các chi phí liên quan đến quản lý thông tin của dự án.

Từ những năm 1980, mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD đã bắt đầu xuất hiện nhằm phát huy tối đa hỗ trợ của máy tính. Đến thập kỷ 90, máy tính cá nhân phổ biến trên toàn thế giới và sự phát triển của phần cứng máy tính đã đánh dấu bước tiến quan trọng vai trò của máy vi tính cho quá trình thiết kế. Ngày nay, nhiều công trình được thiết kế bởi nhiều đơn vị tư vấn trong cùng một quốc gia hoặc nhiều quốc gia. Trong mỗi đơn vị tư vấn, bản vẽ là sản phẩm của nhóm thiết kế. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn và quản lý bản vẽ CAD để nâng cao khả năng hợp tác giữa các thành viên đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin. Trong bài báo này, từ “người dùng” với ý nghĩa là thành viên của nhóm.

 II. TIÊU CHUẨN VÀ QUẢN LÝ BẢN VẼ CAD, CÁC VẤN ĐỀ CHÍNH

Hiện nay mỗi đơn vị tư vấn đều có các quy định về tiêu chuẩn CAD ở các mức độ khác nhau. Ở mỗi các quốc gia đều ban hành tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm tiêu chuẩn hóa bản vẽ CAD. Trên thế giới có hai bộ tiêu chuẩn CAD phổ biến và là cơ sở cho nhiều bộ tiêu chuẩn khác đó là NCS và ISO 13567.

National CAD Standards (NCS) là bộ tiêu chuẩn CAD do Viện NIBS của Hoa Kỳ ban hành bao gồm ba phần chính: quy định về Layer, hệ thống bản vẽ thống nhất và quy định in ấn. Bộ tiêu chuẩn này khá đầy đủ không chỉ cho ngành xây dựng mà còn cho nhiều ngành khác. Phiên bản mới nhất NCS 4.0 ban hành 1/2008.

ISO 13567-1,2,3:2002 được sử dụng rộng rãi tại Bắc Âu bao gồm các quy định về Layer. Tại Anh, bộ tiêu chuẩn này được kết hợp với tiêu chuẩn BS 1192 để xây dựng lên bộ tiêu chuẩn CAD tại Anh (AEC (UK) CAD standard).

Tiêu chuẩn NCS đầy đủ và thuận tiện hơn so với ISO 13567. Cả hai bộ tiêu chuẩn này đều là cơ sở tốt cho việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn CAD.

Mặc dù được sự hỗ trợ đắc lực của máy vi tính, các đơn vị tư vấn vẫn gặp nhiều trở ngại để xây dựng một mô hình hiệu quả để khai thác khả năng tự động hóa của máy vi tính. Robert Green là một trong những chuyên gia lớn trong lĩnh vực quản lý CAD đã tiến hành nhiều khảo sát dưới góc độ người quản lý CAD. Khảo sát mới nhất năm 2008 cho thấy chỉ 60% được công nhận nghề Quản lý CAD (Hình 1), phần còn lại là kiêm nhiệm thêm chức năng quản lý CAD. Trong đó, chỉ 43% là làm việc quản lý CAD toàn thời gian (Hình 2).

Hình 1. Sự công nhận nghề Quản lý CAD (CAD manager)

Hình 2. Hợp đồng làm việc của người quản lý CAD

Robert Green tổng hợp lại những vấn đề chính đồi với công việc quản lý CAD như sau:

  • Không đủ thời gian (25%)
  • Kiểm soát tiêu chuẩn (22%)
  • Không đủ quyền (12%)
  • Phát triển tiêu chuẩn (12%)
  • Các tác vụ quản lý (10%)
  • Thiếu tài chính (5%)
  • Đào tạo (5%)

Một số khảo sát khác do Mark W. Kirker tiến hành cho kết quả tương tự về hiện trạng của lĩnh vực quản lý CAD (Hình 3).

Hình 3. Những việc chủ yếu của người quản lý CAD (Kiker, 2010)

Cả Robert Green và Mark W. Kirker đều có nhiều điểm chung khi chỉ ra chức năng và nhiệm vụ của người quản lý CAD như sau:

  • Hỗ trợ phần cứng và phần mềm CAD
  • Đào tạo người dùng (thành viên nhóm thực hiện dự án)
  • Quản lý công việc phù hợp với tiến độ
  • Báo cáo tới người quản lý
  • Quản lý tài chính liên quan đến CAD
  • Phát triển tiêu chuẩn CAD
  • Đánh giá người dùng (thành viên nhóm thực hiện dự án)
  • Lựa chọn công nghệ mới

Xét về mặt tiêu chuẩn CAD và khả năng hỗ trợ của máy tính hiện nay, một mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD là hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, cách tiếp cận hiện nay vẫn có những trở ngại lớn. Những tồn tại hiện nay của mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó có ba nguyên nhân chính đó là thiếu sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo, người quản lý CAD chưa đủ kỹ năng và các thành viên không tuân thủ các quy định.

Khó khăn lớn nhất là sự hỗ trợ từ phía người quản lý, lãnh đạo. Đây chính là nguyên nhân hàng đầu cho sự thất bại của hệ thống tiêu chuẩn CAD khi đưa vào áp dụng. Tiếp theo đó là quan niệm chưa đầy đủ về người quản lý CAD hoặc người được giao nhiệm vụ quản lý bản vẽ. Phần lớn mới chỉ coi đây là công việc kỹ thuật thuần túy trong khi đó người quản lý CAD cần nhiều kỹ năng về mặt quản lý để xây dựng và thúc đẩy nhóm trong cả quá trình làm việc. Việc các thành viên của nhóm không tuân thủ các quy định đã đặt ra xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan. Nguyên nhân chủ quan chính là thói quen làm việc của mỗi thành viên hình thành trong quá trình làm việc khiến cho việc thống nhất một hệ thống trở lên khó khăn hơn. Nguyên nhân khách quan do các doanh nghiệp xây dựng có xu hướng tổ chức xoay quanh các dự án. Việc này tăng hiệu quả thực hiện dự án nhưng làm giảm hiệu lực của các hệ thống quản lý chất lượng.

 III. MÔ HÌNH THÀNH CÔNG

Trước khi đi vào tìm hiểu cụ thể hơn về các trở ngại chính của mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD. Hai ví dụ cụ thể sau đây sẽ mô tả cách tiếp cận thành công của hai công ty: BHP Billition Iron Ore (BHP BIO) tại Úc và Gauldie Wright and Partners (GWP) tại Anh.

BHP BIO là một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới về cung cấp quặng sắt. Các dự án xây dựng của công ty liên quan đến bảo trì và mở rộng các khu mỏ, sản xuất và vận chuyển quặng sắt. Liên quan đến hệ thống bản vẽ, công ty có 29 nhóm làm việc cũng với khoảng 30 nhà thầu tư vẫn (có khoảng 500 thành viên). Trong hệ thống quản lý bản vẽ hiện tại có khoảng 150 nghìn bản vẽ, trong đó 20 nghìn bản vẽ trong tình trạng cập nhật liên tục. Mỗi năm, công ty có thêm 10 nghìn bản vẽ. Mỗi dự án có khoảng 20 nghìn bản vẽ, mỗi bản vẽ được cập nhật trung bình 4 lần, do đó mỗi dự án có tổng số khoảng 80 đến 100 nghìn bản vẽ trong cả vòng đời. BHP BIO đã thiết lập hệ thống quản lý bản vẽ từ những năm 1990 bởi Hallam với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhưng vẫn gặp trở ngại chính: thiếu công cụ để đảm bảo chất lượng công việc, sản phẩm của các thành viên có sự sai khác nhiều so với tiêu chuẩn. Năm 2002, BHP BIO ứng dụng bộ công cụ CADconform nhằm giải quyết những tồn tại trên. CADconform có khả năng kiểm tra và sửa lỗi ngay từ khi người dùng đang làm việc. Công cụ này tích hợp sẵn tiêu chuẩn NCS. CADconform có thể chạy trên nền AutoCAD nhưng quy định một quy trình thống nhất, người sử dụng phải tuân theo đảm bảo sản phẩm là ra phù hợp 100% so với quy định. Sau đó cả hệ thống sẽ được kiểm tra thường xuyên và mỗi bản vẽ phù hợp sẽ được đánh dấu hợp chuẩn. Sự thành công của mô hình CAD đã đem lại lợi ích đáng kể cho từng dự án. Ước tính mỗi dự án, một bản vẽ tiết kiệm được 1,25 giờ. Vì vậy, chi phí cho nhân công giảm khoảng 3,25 triệu USD. Bên cạnh đó, việc đào tạo các thành viên cũng trở nên dễ dàng hơn thông qua chức năng sẵn có của CADconform.

Gauldie Wright and Partners Limited Liability Partnership (GWP LLP) là một công ty tư vấn kiến trúc có 7 nhân viên. Các công việc khác của dự án được thực hiện thông qua các đối tác. Chính vì vậy công ty cần có biện pháp để quản lý bản vẽ từ nhiều đối tác. Mô hình quản lý CAD được tính đến trong chiến lược phát triển hệ thống quản lý chất lượng theo ISO:9001 và ISO:14001. Hơn nữa, công ty định hướng tiếp tục phát triển mô hình CAD lên mô hình BIM (Building Information Model). Người phụ trách mô hình CAD kiêm cả quản lý IT. Do công ty không có nhân lực đủ khả năng đáp ứng yêu cầu trên nên sử dụng dịch vụ tư vấn của công ty Excitech. Công ty Excitech tư vấn xây dựng và phát triển cả hệ thống CAD đảm bảo cho GWP LLP đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại và định hướng phát triển lên hệ thống BIM. Khả năng hợp tác cũng như sự hài lòng của khách hàng đối với hệ thống bản vẽ của GWP LLP đã được tăng lên đáng kể sau khi hình thành mô hình quản lý CAD.

Cả hai công ty BHP BIO và GWP LLP có quy mô khá nhau và ở hai nước khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là sự quan tâm của đội ngũ lãnh đạo thể hiện trong chiến lược phát triển, người quản lý CAD phù hợp và khả năng giải quyết các vấn đề chính từ phía các thành viên.

 IV. KHẢO SÁT DƯỚI GÓC ĐỘ NGƯỜI DÙNG

Kết quả khảo sát do Robert Green và Mark W. Kirker tiến hành theo góc độ của người quản lý CAD. Tháng 8/2010, tác giả tiến hành khảo sát tiêu chuẩn và quản lý CAD theo góc độ của người dùng (thành viên tham gia dự án). Câu hỏi được gửi qua email và các diễn đàn trong và ngoài nước: http://ibsttools.page.tl/CADsurvey.htm, www.cadviet.com, giaxaydung.vn, www.ketcau.com, www.cadtutor.net, forums.augi.com. Tổng số 50 phản hồi trong đó 31 phản hồi từ các công ty trong Việt Nam, 29 phản hồi từ nhiều nước khác nhau trên thế giới. 51% tổng số phản hồi từ các đơn vị tư vấn, còn lại là từ các nhà thầu thi công, quản lý dự án và các chuyên môn khác.

Hình 4. Cơ sở tiêu chuẩn CAD

Hình 5. Hiệu lực của tiêu chuẩn CAD

Kết quả cho thấy phần lớn người dùng vẫn sử dụng tiêu chuẩn CAD do mình tự lập ra (37%). Ở cấp độ văn phòng và cả cơ quan chỉ chiếm 43%. Hiệu lực của tiêu chuẩn CAD chủ yếu dừng lại ở cấp độ từng phòng (63%).

Hình 6. Nhu cầu người quản lý CAD từ góc độ người dùng

Hình 6 cho thấy, với công ty có số lượng nhân sự hơn 200 đều trả lời cần có người quản lý CAD. Tuy nhiên với những công ty có quy mô nhỏ hơn, vai trò của người quản lý CAD chưa được nhìn nhận là cần thiết.

Hình 7. Cách người dùng học sử dụng phần mềm CAD

Kết quả khảo sát về cách người dùng học sử dụng phần mềm CAD giải thích phần nào lý do người dùng thường không tuân thủ đầy đủ các quy định đặt ra. Các phần mềm hiện nay theo xu hướng thân thiện với người dùng, vì vậy có rất nhiều cách để thực hiện một tác vụ. Tuy nhiên, sự mềm dẻo của các phần mềm dẫn đến sự khác biệt giữa người dùng cản trở quá trình tiêu chuẩn hóa nói chung và hệ thống tiêu chuẩn và quản lý CAD nói riêng. Số liệu trên Hình 7 cho thấy 59% người dùng tự học sử dụng phần mềm, 85% người dùng sử dụng AutoCad cho công việc liên quan đến bản vẽ. Trong khi đó, chỉ 15% người dùng học qua các chương trình đào tạo của công ty.

Hình 8. Ý kiến người dùng về vị trí của người quản lý CAD

Đa số người tham gia khảo sát đều nhìn nhận vị trí của người quản lý CAD (Hình 8) ở mức trưởng nhóm (50%) và chủ trì thiết kế (35%). Hiệu quả của tiêu chuẩn CAD được khảo sát dựa trên mức độ hài lòng của người dùng ở cấp độ văn phòng và cả công ty. Hình 9 cho thấy đa số người tham gia khảo sát đánh giá tiêu chuẩn CAD hiện tại ở mức “bình thường” (48% ở mức cả công ty và 59% ở cấp độ phòng. Khoảng 20% đánh giá tiêu “không hài lòng” với tiêu chuẩn hiện tại.

Hình 9. Mức độ hài lòng với tiêu chuẩn CAD hiện tại

Do giới hạn của loại hình khảo sát câu hỏi, nhiều thông tin khác không phù hợp đối với dạng khảo sát này. Để tìm kiếm thêm dẫn chứng về tình trạng hiện tại của việc áp dụng tiêu chuẩn và quản lý CAD, tác giả tiến hành phỏng vấn ba đại diện đã có nhiều năm công tác tại Anh, Libya và Việt Nam. Các cuộc phỏng vấn chủ yếu tìm hiểu thêm về mức độ quan tâm của người lãnh đạo, ý nghĩa của hệ thống tiêu chuẩn và quản lý CAD và nội dung của tiêu chuẩn CAD.

Kết quả phỏng vấn cho thấy đa số đội ngũ quản lý đều không quan tâm đến việc cần thiết lập mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu thì người quản lý mặc định đó là trách nhiệm của các thành viên thực hiện dự án. Đối với các dự án liên quan đến nhà nước, vai trò của tiêu chuẩn CAD được đánh giá cao hơn so với các dự án do chủ đầu tư là tư nhân. Cả ba người tham gia phỏng vấn đều khẳng định vai trò quan trọng của việc hình thành mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD đó là: giảm rủi ro do không thống nhất giữa người dùng, giữa các bộ môn và giữa các bên tham gia dự án; tiết kiệm thời gian nhờ có quy định thống nhất; với một số khách hàng nhất định thì sẽ tăng lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, nội dung của tiêu chuẩn CAD của cả ba người tham gia phỏng vấn khác nhau khá nhiều.

V. KẾT LUẬN

Từ kết quả khảo sát do Robert Green, Mark W. Kirker và tác giả tiến hành có thể kết luận rằng vai trò của mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD cũng như của người quản lý CAD chưa được đánh giá cao. Mặc dù một hệ thống tiêu chuẩn CAD thống nhất sẽ đem lại nhiều lợi ích nhưng nếu không nhận được sự hỗ trợ từ người quản lý thì mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD sẽ không phát huy được tác dụng. Đây chính là nguyên nhân hàng đầu của sự thất bại mô hình quản lý CAD.

Từ hai mô hình thành công cho thấy, mô hình tiêu chuẩn và quản lý CAD cần được xây dựng và phát triển cùng với hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Người quản lý CAD cần có hiểu biết cả về mặt kỹ thuật cũng như quản lý để hỗ trợ người dùng và định hướng phát triển hệ thống theo kịp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin. Người dùng cần được đào tạo thêm để có thể tạo ra sản phẩm thống nhất theo quy định. Bên cạnh đó, các công cụ phần mềm rất cần thiết để trợ giúp cho quá trình quản lý hệ thống bản vẽ cũng như tránh những sai sót trong quá trình làm việc của người dùng.

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]  AEC(UK), 2005. AEC (UK) Cad standard for drawing management. AEC (UK) Standards Committee.

[2]  BHP_Billition, 2010. bhpbilliton.com. [Online] Available at: http://bhpbilliton.com/bb/ourBusinesses/ironOre/aboutBhpBillitonIronOre.jsp [Accessed 8 Augustus 2010].

[3]  CADDmanager, 2007. CADD Manager Blog. [Online] Available at: http://www.caddmanager.com/CMB/2007/03/chaotic-cad-no-principles-and-no/ [Accessed 10 June 2010].

[4]  CADinfor, 2010. www.cadinfor.net. [Online] Available at: http://www.cadinfo.net/editorial/cadstandards.htm [Accessed 6 June 2010].

[5]  Excitech, 2010. www.excitech.co.uk. [Online] Available at: http://www.excitech.co.uk//Projects/profiles/GWP_CAD_and_BIM_Standards.pdf [Accessed 9 Augustus 2010].

[6]  Green, R., 2007. Expert CAD Management: the complete guide. Wiley Publishing, Inc.

[7]  Green, R., 2008. Cadalyst. [Online] Available at: http://www.cadalyst.com/management/cad-manager039s-survey-2008-cad-manager-column-6462 [Accessed 20 June 2010].

[8]  GWP, 2010. gauldiewright.wordpress.com. [Online] Available at: http://gauldiewright.wordpress.com/2010/05/ [Accessed 9 Augustus 2010].

[9]  ISO13567-1:2002, 2002. Technical product documentation – Organisation and naming of layers for CAD. BSI.

[10]       Kiker, M.W., 2006. AUGI – Autodesk User Group International. [Online] Available at: http://www.augi.com/publications/hotnews.asp?page=1304 [Accessed 18 June 2010].

[11]       NCS, 2005. National CAD Standard Version 3.1.  National Institute of Building Sciences, the American Institute of Architects, and the Construction Specifications Institute.

 


[1] Email: phuc.dc@ccagroup.vn, mobile: 0912.731.482